В условиях цифровой трансформации банковского сектора, переход на безбумажный офис становится важным шагом для повышения эффективности работы, конкурентоспособности. Банки стремятся оптимизировать внутренние процессы, уменьшить расходы и обеспечить безопасность. Технологии позволяют отказаться от использования бумажных документов, предлагают более удобное и быстрое управление информацией. Рассмотрим, что представляет собой безбумажный офис, его преимущества, какие риски могут возникнуть при переходе на такой формат работы.
Что такое безбумажный офис?
Это подход к организации работы банка, при котором все документы и процессы переведены в электронный формат. Основная цель такого офиса — минимизация или полное исключение бумажных файлов и физического архива. Достигается за счет внедрения цифровых технологий: современный электронный офис, электронные подписи, архивы, другие решения, позволяющие автоматизировать рутинные задачи.
По данным исследования MacKinsey&Company в среднем 19% опрошенных предпочитают получать все банковские услуги удаленно. Безбумажный офис – важный шаг в поддержании баланса между онлайн и офлайн обслуживанием.
Основные элементы безбумажного офиса включают:
• Системы управления документами (DMS): обеспечивают хранение и доступ к электронным файлам.
• Электронные подписи: заменяют необходимость физической подписи, ее заверения.
• CRM: помогает автоматизировать процессы взаимодействия с клиентами, интегрируя данные.
Преимущества безбумажного офиса для банка
Помогает оптимизировать операции, представляет преимущества для бизнеса и окружающей среды. Цифровые файлы хранятся на локальных серверах, получить к ним доступ можно всего несколькими щелчками мыши, что делает поиск информации быстрым и эффективным. Рассмотрим другие преимущества:
Экономия средств
Безбумажный офис в банке помогает сократить расходы на бумагу, печатное оборудование, обслуживание архивов, хранение. Кроме того, уменьшается потребность в физическом пространстве, что особенно актуально для крупных банков с большими объемами информации. По оценкам экспертов, можно снизить расходы на управление документооборотом до 50%.
Ускорение процессов
Цифровизация в банках позволяет значительно ускорить обработку документов. Автоматизированный банк позволяет генерировать, проверять, обрабатывать файлы, исключая задержки, вызванные человеческим фактором. В результате клиенты получают быстрый сервис, а банк — более эффективное управление внутренними процессами.
Сотрудникам больше не нужно искать бумажные документы. Системы цифрового управления обеспечивают мгновенный доступ к файлам, позволяют быстро их извлекать. Каждый файл находится всего в нескольких нажатиях клавиш. Так, остается больше времени на стратегические задачи, растет производительность за счет сокращения ручных усилий, минимизации ошибок.
Повышенная безопасность
Электронные документы легче защитить, чем бумажные. Современные технологии шифрования и управления доступом обеспечивают высокий уровень безопасности данных, предотвращая несанкционированный доступ, утечку информации. Электронные подписи и цифровые архивы также уменьшают риск потери важных данных, поскольку они хранятся в защищенных хранилищах с резервными копиями.
Оптимизация поиска
Цифровые файлы легче организовывать, искать, извлекать. Расширенные функции поиска позволяют сотрудникам быстро находить файлы, даже если они помнят только ключевое слово или фразу.
Согласно исследованию McKinsey, успешная интеграция цифровых систем может привести к повышению эффективности на 20–30%
Доступ из любого офиса или УТО
Сотрудники могут работать с информацией из любого офиса или удаленного места работы. При этом, руководство легко сможет отследить требования инфобезопасности: ограничивать информацию в зависимости от должности сотрудника, видеть все цепочки действий с документами.
Соблюдение нормативных требований
В банковской сфере действуют строгие правила в отношении управления документами. Задачи электронного офиса – упростить соблюдение требований, обеспечивая автоматическое отслеживание файлов, безопасное хранение и легкий поиск. Также, цифровые технологии в банке могут способствовать своевременному реагированию на нормативные запросы, снижая административную нагрузку.
Возможности безбумажного офиса
Решение дает множество возможностей для облегчения работы сотрудников банка, а также для удобства клиентов:
1. Формирование и автозаполнение типовых файлов.
2. Отправка документов на телефон, почту или личный кабинет клиента.
3. Подписание без использования сторонних приложений.
4. Выбор удобного варианта электронной подписи.
5. Возможность просмотреть документ в рабочем интерфейсе сотрудника, без дополнительных приложений. В рамках выстроенных банком ролей.
6. Автоматическая проверка документов сразу после заполнения
7. Сортировка по срокам хранения.
Риски перехода
Споры вокруг безбумажного офиса часто фокусируются на балансе между цифровым удобством и безопасностью данных, особенно в банковском секторе, где обрабатывается конфиденциальная информация. Такие вопросы, как потенциальные киберугрозы, последствия цифрового документооборота для соответствия нормативным стандартам, являются критически важными.
Несмотря на все преимущества, процесс перехода на безбумажный офис сопровождается рядом рисков, которые стоит учитывать:
Технические сложности
Одной из основных сложностей при внедрении может стать несовместимость существующих сервисов с новыми технологиями. Для успешной интеграции требуется тщательная настройка и тестирование всех элементов системы, что может занять значительное время и ресурсы.
Кибербезопасность
Несмотря на высокие стандарты безопасности электронного хранения, банки могут столкнуться с угрозами кибератак, если не обеспечить надежную защиту данных. Важно уделить особое внимание шифрованию данных и доступу к системе только для уполномоченных лиц.
Пример успешного внедрения безбумажного офиса
Банковская группа ТКБ внедрила решение Dynamika Электронный архив, а также электронную подпись, тем самым перевела большую часть документов в безбумажный офис. Решение позволило минимизировать время на поиск необходимых документов, улучшило контроль за их актуальностью, обновлением.
Сотрудник банка ТКБ, работая в Электронном архиве, может отследить историю всех изменений в документах, срок действия и информировать соответствующие службы о том, что требуется обновление. Таким образом, все цифровые копии документов находятся в одном удобном интерфейсе, а специалисты могут быть уверены в их актуальности.
Подробнее читайте в нашем кейсе: Банк ТКБ внедрил решение Dynamika Электронный архив.
Заключение
Переход на безбумажный офис — это важный шаг для банка, стремящегося к повышению эффективности, конкурентоспособности. Он позволяет снизить затраты, ускорить процессы, улучшить безопасность данных. Однако для успешного внедрения необходимо учитывать потенциальные риски, тщательно планировать все этапы. Dynamika, как ведущий разработчик IT-решений для банков, помогает финансовым организациям успешно переходить на безбумажные процессы.
