Блог

Электронный архив в банке в 2024 году: основные функции и задачи

28 февраля 2024 г.
Электронный архив в банке в 2024 году: основные функции и задачи

Правильная организация электронного архива в банке играет важную роль. Помогает не потерять важную информацию и оптимизировать обновление данных. В статье мы рассмотрим несколько вопросов: что представляет собой электронный архив, для чего он нужен банкам, его функции и задачи, а также особенности решения от компании “Динамика”.

Система электронного архива – это цифровая платформа для хранения, управления и обработки различных файлов. Это специализированное программное обеспечение, которое позволяет сократить использование бумажной документации и перейти на электронный формат.

Для чего банкам электронный архив

Формирование электронного архива необходимо современным банкам. Причины, почему это важно:

  •   Сокращается риск потери информации: четкая структура архивов снижает вероятность потери.

  •   Увеличивается эффективность: цифровые системы управления документами упрощают поиск и обработку файлов, позволяют быстро находить нужные

  •   Повышается безопасность: разграничение прав доступа в электронном архиве защищает от утери, порчи или несанкционированного  просмотра документов.

  •   Соблюдается законодательство: с электронным архивом банк оперативно предоставляет документы при запросе надзорных органов. 

Важно! Виды электронных архивов, адаптированные под иные направления, не подойдут для ведения учета документов в банках. Использоваться должно только специализированное решение под критерии финансовых организаций.

Возможности электронного архива

Хранение документов в удобном безопасном формате

Банк хранит все необходимые данные, включая отчеты, договоры, счета, и другие документы на цифровой платформе. Данные находятся в централизованном пространстве, количество бумажных файлов и риск утери или повреждения  сокращается.

Управление доступом с разделением прав для различных пользователей

Цифровизация архива позволяет назначать различные уровни доступа для пользователей. Это позволяет контролировать, кто может видеть, редактировать или удалять определенные документы. Разделение прав повышает безопасность информации и обеспечивает соблюдение правил конфиденциальности.  

Поиск и извлечение документов по различным параметрам

Пользователи могут искать файлы по названию, дате создания, ключевым словам или другим параметрам, сформированными в электронном архиве, что значительно ускоряет процесс работы и повышает производительность сотрудников. Быстрый доступ к нужной информации сокращает время на выполнение задач и улучшает обслуживание клиентов. 

Интеграция с другими информационными системами для обмена данными

Электронный архив интегрируется с другими сервисами для обмена данными. Позволяет добавлять и читать документы из других внутренних систем.

Задачи электронного архива

Актуализация данных на протяжении всего срока хранения

Решение помогает отследить срок действия документов и проинформировать ответственных сотрудников, когда он заканчивается. 

Организация удобного и эффективного доступа к файлам для сотрудников банка

У всех каталогов четкая структура с удобной навигацией и поиском по различным параметрам. Благодаря этому сотрудники могут быстро находить необходимую информацию и оперативно выполнять свои задачи. 

Минимизация риска утери или порчи бумажных копий

Решение избавляет от проблем с хранением бумажной документации, таких как потеря, повреждение или уничтожение файлов. При цифровом хранении информация остается доступной и невредимой вне зависимости от внешних условий.

Повышение производительности и оперативности бизнес-процессов банка

  •   ускоряет поиск и обработку данных,
  •   автоматизирует ряд рутинных операций,
  •   
улучшает доступ к информации,
  •   
сокращает время на принятие решений,
  •   
повышает эффективность и конкурентоспособность на рынке,
  •   
обслуживание клиентов и партнеров становится быстрее и качественней.

Особенности решения “Динамика”

Электронный архив от Dynamika – это современная гибкая система, созданная специально для банковской сферы.  Ее особенности включают:

  •   Высокий уровень безопасности: решение защищает от проблемы  несанкционированного доступа к электронному архиву и шифрует конфиденциальную информацию.
  •   Гибкость и масштабируемость: можно настраивать права доступа и функционал в соответствии с потребностями конкретного банка.
  •   
Интеграция с другими сервисами: решение Dynamika легко интегрируется с существующими информационными системами, обеспечивая единую платформу для управления документами.
  •   
Простота использования: интуитивный интерфейс и удобные инструменты позволяют быстро освоить решение и эффективно работать с документами.

Ведение электронного архива в банке – необходимый шаг для финансового учреждения. Он снижает операционные риски, повышает эффективность бизнес-процессов и обеспечивает безопасность и надежность хранения файлов. Решение от компании Dynamika представляет собой надежный и инновационный инструмент, который поможет банкам успешно реализовать свои цели и задачи в области управления данными.